Por qué medir la rentabilidad cliente a cliente
El margen global de una agencia es una media, y las medias esconden. Es habitual que una parte de los clientes sostenga el beneficio y otra lo erosione sin que nadie lo note, porque las horas de más se reparten en reuniones, correos y revisiones que nadie apunta.
Medir cada cliente por separado responde a tres preguntas concretas: ¿me deja dinero?, ¿cuánto cobro realmente por hora? y ¿qué cuota necesitaría para ganar lo que quiero?
Cómo calcular si un cliente es rentable
- 1Registra todas las horas del mes dedicadas al cliente, incluidas las de gestión y comunicación.
- 2Multiplica por el coste por hora del equipo (sueldo, cotizaciones y otros costes de la persona, entre sus horas anuales).
- 3Suma los costes directos exclusivos de ese cliente: herramientas, licencias o proveedores.
- 4Compara con la cuota mensual sin IVA: la diferencia es el beneficio y, dividida entre la cuota, el margen.
- 5Divide la cuota entre las horas para obtener la tarifa efectiva.
Cuota mínima = coste mensual ÷ (1 − margen objetivo)
El margen se mide sobre la cuota, no sobre el coste. Si no indicas margen objetivo, la calculadora no muestra la cuota mínima.
Ejemplo: dos clientes con cuotas parecidas
Dos clientes hipotéticos atendidos por el mismo equipo, con un coste de 38 € por hora y un margen objetivo del 35 %. Prueba los tuyos en la calculadora de rentabilidad por cliente.
| Concepto (ejemplo) | Cliente A | Cliente B |
|---|---|---|
| Cuota mensual | 1.800 € | 1.200 € |
| Horas dedicadas | 30 h | 32 h |
| Costes directos | 150 € | 0 € |
| Coste mensual | 1.290 € | 1.216 € |
| Beneficio | 510 € | −16 € |
| Margen | 28,3 % | −1,3 % |
| Tarifa efectiva | 60 €/h | 37,50 €/h |
| Cuota mínima (35 %) | 1.984,62 € | 1.870,77 € |
El cliente B no parece problemático en la facturación, pero cada hora que se le dedica cuesta más de lo que paga. El A deja beneficio, aunque por debajo del objetivo.
Qué hacer con un cliente poco rentable
- Revisar el alcance: comprueba si las horas extra son trabajo fuera de lo acordado y documéntalo.
- Ajustar la cuota hacia la cuota mínima en la próxima renovación, con datos de horas en la mano.
- Reducir horas con procesos, plantillas o menos reuniones.
- Valorar la salida si no hay forma de cerrar la diferencia y el cliente no aporta otra cosa (referencias, cartera estratégica).
Para presupuestar las renovaciones con colchón y margen desde el principio, usa la calculadora de pricing para agencias.
Hipótesis y límites del cálculo
- El coste del cliente es horas dedicadas × coste por hora + costes directos. Los gastos generales de la agencia (oficina, software, gestión) cuentan si los incluyes en el coste por hora o en los costes directos, nunca en los dos a la vez.
- Usa las horas reales registradas, no las presupuestadas: la diferencia entre ambas es justo lo que esta calculadora pretende descubrir.
- Trabaja con un mes tipo. Si la dedicación varía mucho, introduce la media de varios meses.
- La cuota se introduce sin IVA. La cuota mínima para tu margen objetivo es coste ÷ (1 − margen).