El método: del coste al precio con margen
Presupuestar un proyecto de agencia por coste no es la única forma de fijar precio, pero sí la que marca el suelo: el precio por debajo del cual el proyecto no paga tu margen. A partir de ahí, puedes cobrar más si el valor para el cliente lo justifica.
- 1Estima las horas por fases: descubrimiento, diseño, producción, revisiones y gestión.
- 2Añade un colchón para cambios, reuniones e imprevistos.
- 3Multiplica las horas con colchón por el coste por hora del equipo.
- 4Suma los costes externos: freelances, licencias, producción o compras para el proyecto.
- 5Aplica el margen sobre el precio: precio = coste total ÷ (1 − margen objetivo).
El mismo cálculo sirve para un fee mensual: introduce las horas y los costes externos de un mes y el resultado es la cuota.
Cuánto colchón de horas añadir
Los proyectos tienden a llevar más horas de las estimadas. El colchón traslada ese riesgo al presupuesto en lugar de a tu margen. No hay un porcentaje correcto en general: el mejor dato es tu propia desviación.
Revisa tus últimos proyectos y compara horas estimadas con horas reales. Si de media se desviaron un 20 %, ese es un punto de partida razonable para proyectos parecidos. La calculadora admite un colchón de hasta el 100 %. Para medir esas desviaciones, la calculadora de rentabilidad de proyecto te dice cuánto ganaste realmente por hora.
Ejemplo: un proyecto web de 80 horas
Un presupuesto hipotético. El coste por hora y el resto de cifras son ilustrativas; calcula el tuyo en la calculadora de pricing para agencias.
| Margen objetivo | Precio sin IVA | Beneficio | Equivalente por hora |
|---|---|---|---|
| 20 % | 5.550,00 € | 1.110,00 € | 57,81 €/h |
| 30 % | 6.342,86 € | 1.902,86 € | 66,07 €/h |
| 40 % | 7.400,00 € | 2.960,00 € | 77,08 €/h |
Sin colchón, el coste sería de 3.800 € y el precio de 5.428,57 €. Si el proyecto acabara llevando las 96 horas, esa diferencia saldría del margen.
Margen sobre precio no es lo mismo que markup
Un error frecuente es sumar el porcentaje al coste: 4.440 € + 30 % = 5.772 €. Eso es un markup del 30 %, y el margen real sobre el precio queda en un 23,1 %. Para ganar un 30 % del precio hay que dividir entre 0,70, lo que equivale a un markup del 42,9 %.
Precio = coste ÷ (1 − margen) · Precio = coste × (1 + markup)
La calculadora usa el margen sobre el precio. Si quieres convertir entre ambos, la calculadora de margen de beneficio muestra margen y markup a la vez.
Errores al presupuestar proyectos de agencia
- Estimar solo las horas de producción y olvidar reuniones, revisiones y gestión.
- Usar el sueldo bruto como coste por hora, sin cotizaciones ni horas no facturables.
- Confundir margen y markup, como en el apartado anterior.
- Presentar el equivalente por hora al cliente: es una referencia interna para compararlo con tu tarifa habitual, no un dato que tengas que enseñar.
- No revisar el presupuesto frente a las horas reales al cerrar el proyecto.
Hipótesis y límites del cálculo
- La reserva de imprevistos se aplica a las horas, no al precio: un 15 % de reserva sobre 100 h presupuesta 115 h.
- El margen es sobre el precio de venta: precio = coste ÷ (1 − margen). Un margen del 30 % no equivale a sumar un 30 % al coste.
- El coste por hora debe incluir los gastos generales de la agencia, no solo el salario; si no, el margen real será menor que el calculado.
- No usa precios de mercado ni tarifas medias: parte solo de tus horas y tus costes. El precio que acepte el cliente depende de otros factores.
- El precio sale sin IVA.